Co dělat, když sponzor nefunguje?

Minulý týden jsme vám v článku odkryli, jaký by měl být sponzor podle PRINCE2 a podle vašich kolegů z Komory PM, kteří měli možnost o sponzorovi diskutovat na posledním networkingu. Celý článek si můžete přečíst zde (https://www.komorapm.cz/blog/2018/05/29/sponzor-by-mel-byt).

Co když je ale sponzor mikromanager, alibista, který neumí nic rozhodnout, co když nemá svůj rozpočet a není ambasador projektu? Prostě co když ta jeho role sponzora vůbec nefunguje?

Tímto tématem se zabývaly naše networkingové skupiny pod facilitátorstvím Zbyňka Šlosara. Nejdříve diskutující skupina si nejprve položila otázku, k čemu vlastně prakticky na projektu sponzor přispívá. Odpověď zněla, že zajišťuje finanční, lidské a jiné zdroje pro projekt, činí strategická rozhodnutí a definuje rámec pro rozhodování na jednotlivých úrovních projektu. Skupina dále došla k závěru, že je dobré vycházet z metodiky PRINCE2 a principu Manage by Exception. Následně skupina diskutovala o možných postupech, které lze aplikovat za situace, kdy sponzor nefunguje tak, jak má, což pro tuto skupinu znamenalo, že neplní jednu ze tří výše definovaných oblastí kompetence. Skupina došla k závěru, že jednoznačně nejdůležitější je zahájit správnou komunikaci. Situace s nefunkčním sponzorem se musí dostat na Steering, ale nikdy jako překvapení. Vše musí být již předdiskutováno a na Steering Committee je následně provedeno pouze formální schválení. Skupina se shodla, že toto platí obecně.

Další skupina navázala na závěry svých předchůdců a doplnila, že je třeba disponovat osobou, která to na sponzora tzv. „umí“, a také že pokud to projektovému manažeru se sponzorem lidsky nefunguje, je třeba vyměnit projektového manažera. Zde nutno podotknout, že se diskutovala i výměna sponzora, ale zdokumentován byl pouze jeden případ, kdy se PM pokusil o „puč“, výsledkem však nebyla výměna, ale doplnění, v důsledku čehož měl projekt náhle 2 sponzory a na problémy zaděláno.

Nosným tématem diskuse druhé skupiny byly dvě konkrétní situace na projektu, a to pokud je sponzor „neviditelný“ nebo pokud je sponzor mikromanažer.

Skupina došla po zajímavé diskusi k závěru, že „neviditelného“ sponzora je sice možné řešit například tím, že PM převezme roli sponzora nebo eskalací na nejvyšší vedení společnosti, za správné nakonec označila postup: najít sponzora nebo zastavit projekt. Na mikromanažera vymyslela skupina také několik cest a za nejschůdnější byla označena ta, kdy se pokusíme sponzorovi vzít čas (zaměstnat ho), intenzivně s ním komunikujeme a snažíme se jako PM srovnat sponzorovi priority.

Poslední zmiňovaný závěr byl poslední skupinou doplněn o možnost zapojit sponzora do týmu. Nikoliv jako manažera, ale jako řadového pracovníka, což bylo několika účastníky ve skupině potvrzeno jako vyzkoušené a spíše funkční řešení. Zajímavé bylo, že poslední skupina upravila již vyřčené závěry o roli sponzora a odebrala sponzorovi odpovědnost za zajištění lidských zdrojů pro projekt.

 

Krátké shrnutí:

 

Jaké byly závěry diskuse metodou „World Café“ na téma „Co dělat, když sponzor nefunguje“?

Ujasnili jsme si roli sponzora na projektu:

  • Zajišťuje finanční zdroje pro projekt.
  • Koná strategická rozhodnutí.
  • Definuje rámec pro rozhodování.

Diskutovali jsme několik možných situací disfunkčního sponzora a došli jsme k následujícím možným postupům, které mohou pomoci situaci řešit:

  • Vždy je potřeba komunikovat vzniklé situace na jednání Steering Committee, ale nikdy ne jako překvapení. Je nutné si vše předjednat a na jednání Steering Committee pouze formálně ustanovit závěry.
  • Pokud je sponzor na projektu „neviditelný“, tak je třeba ho najít nebo je nutné projekt zastavit.
  • Pokud je sponzor mikromanažer, pak je více možností, jak k této situaci přistoupit: „vzít“ sponzorovi volný čas, zapojit sponzora do projektu v roli řadového pracovníka, intenzivně se sponzorem komunikovat a snažit se moderovat jeho priority.

Zveřejněno: 5. 6. 2018    Rubriky: Různé