Jak být produktivnější? – ráno nejdřív snězte žábu

Nebojte se, žádná exotická dieta není třeba, sníst žábu – „Eat the frog“ – je jen jedna z metod prioritizace úkolů. Sebeorganizace a produktivita totiž nekončí jen u známého Getting things done (GTD). Daniel Gamrot, lektor osobního rozvoje, představil 30. března na ostravském networkingu mnohé z nich. Na vás už bude, vybrat si ty správné přesně podle vašich potřeb.

Jste zavaleni úkoly, nevíte, jak dobře prioritizovat, nechce se vám do nepříjemného úkolu, nevíte, jak zlepšit soustředění? Strategií k sebeorganizaci je mnoho, stejně tak i pomocných aplikací. Že co člověk, to jiný přístup, ukázala i anketa mezi účastníky networkingu, kteří vyjmenovali nejrůznější pomůcky a programy, jež sami používají pro evidenci či organizaci úkolů a práce. „Dokud máte ověřeno, že metoda funguje, používejte ji. Mějte ale na paměti, že dokončit práci je důležitější, než to, jakou metodu použijete. Ani papírový diář není špatně, pokud to vyhovuje vám a vašim kompetencím“, říká Daniel Gamrot.

Jak tedy zvýšit svou produktivitu? Je zapotřebí přemýšlet nad čtyřmi základními oblastmi, jsou jimi: systém, plánování, soustředění a návyk. Kromě pravděpodobně nejznámějšího systému pro sebeorganizaci – „GTD“, která doporučuje vytvořit si externí systém různých seznamů, abyste nemuseli myslet na to, co máte dělat, ale plně se soustředili na provedení úkolu, lze použít také jednodušší „Personal kanban“ – takovou nástěnku, po které můžete přesouvat úkoly od těch, které máte v plánu udělat (TO-DO) přes DOING (maximálně 5–7 úkolů, na kterých zrovna pracujete), do DONE, tedy hotových úkolů. Úkoly je zapotřebí i plánovat a určovat jejich pořadí. Zajímavými přístupy v rámci prioritizace jsou například „Eat the frog“, která radí zařadit nejtěžší nebo nejnepříjemnější úkoly na začátek dne a rozdělit je na menší části, díky čemuž už nepůsobí tak nepříjemně, nebo „Biological prime time“ čili plánování práce na konkrétní denní dobu podle biorytmů konkrétního člověka.

I míra soustředění se během dne mění a není reálně možné se plně soustředit delší dobu vkuse. Navíc k plnému soustředění na úkol potřebuje každý něco jiného – někdo absolutní ticho, někdo naopak hudbu, nebo alespoň hluk na pozadí. Nejlepší výkonnosti a efektivity lze dosáhnout například pomocí sprintů, tedy střídání práce a odpočinku v definovaných časových intervalech podle toho, jaký druh práce potřebujete vykonávat.

Abyste mohli zlepšovat svou osobní produktivitu a používat metody, které vám k tomu napomohou, vyžaduje to vždy nějaké změny ve vašich zvycích a pracovní rutině. Vytvoření návyku nějakou dobu trvá a často se nedaří hned na sto procent. Vyzkoušet můžete třeba metodu spouštěčů a odměn nebo tzv. „Don’t break the chain“, jejímž cílem je co možná nejdéle neporušit řetězec provádění návyku. Podobně se ale také můžete odnaučit zlozvyky – „To don‘t list“ slouží jako seznam toho, co chcete přestat dělat.

Zveřejněno: 10. 4. 2017    Rubriky: Networking